Comment s’organiser au bureau pour des vacances zen ?

Bientôt à vous la plage, le soleil, le farniente. Vous l’avez bien mérité! Et vous souhaitez partir en vacances sereinement. Pour cela, il faut vous organiser avant votre départ afin de ne pas être déranger toutes les 5 mn par votre chef, votre équipe ou vos client ! Un départ en vacances se prépare à l’avance. Voici  quelques conseils pour partir zen :

Préparer une to-do list

Quelques jours avant votre départ, préparez une to-do-list. Elle vous permet de résumer l’ensemble du travail qui reste à fournir et d’avoir les idées au clair. C’est un gain de temps notable et la meilleure façon d’être à jour dans son travail. Priorisez vos missions en fonction de leur importance et de leur priorité avant le départ, et évaluez la durée d’exécution de chaque tache. Vous connaissez certainement la fameuse matricielle sur 4 cases : 1) urgent/important 2) urgent/pas important 3) important/pas urgent 4) pas important/pas urgent. L’idéal est bien sûr de réaliser toutes vos missions avant de partir. Mais si les taches classées en 4 ne sont pas bouclées, cela pourra attendre votre retour de vacances. L’essentiel est d’avoir achevé les taches classées en 1, 2 et 3.

Connaitre le planning de vacances de l’équipe

Partager avec l’équipe un planning des vacances de chacun permet de mieux gérer les flux de travail. Il est aussi utile de préciser vos disponibilités pendant les vacances : êtes-vous joignable en cas d’urgence  ou bien non, vous risquez d’être au fond de la pampa sans capter un seul réseau ?  Y-a-t-il des créneaux horaires pendant lesquels vous êtes plus facilement joignable ? Si vous ne souhaitez pas lire toutes les 5 mn vos mails, précisez qu’en cas d’urgence, il est préférable de vous envoyer un sms ou de laisser un message sur votre boite vocale.

Déléguer à votre équipe ou collègue

Quelques jours avant votre départ, organisez une réunion d’équipe. Communiquez à vos collègues l’avancement de vos dossiers et précisez les actions nécessaires à mener durant votre absence. Confiez vos dossiers aux personnes aptes à reprendre facilement le sujet. Une fois les dossiers transmis en réunion, faites un compte rendu de vos dossiers en cours avec le nom de la personne qui reprend le dossier, les échéances du projet, le(s) contact(s) avec coordonnées, un résumé des actions à mener sur le dossier. Pensez à envoyer un mail à vos contacts habituels pour leur présenter la personne qui vous remplacera pendant les vacances. Demandez à votre remplaçant de préparer un rapport sur les actions menées pendant votre absence.

Prévoir un message automatique d’absence

Pensez  à rédiger un mail automatique professionnel, sobre et efficace en évitant les blagues et les émoticones.

Déconnecter

Vous avez suivi tous nos conseils ? Si oui, vous allez pouvoir passer des vacances zen ! Pour se ressourcer totalement, pensez detox digitale : il faut savoir se déconnecter au maximum ! Oubliez votre ordinateur portable à la maison, ne consultez plus votre smartphone toutes les 30 secondes. Profitez de vos vacances pour faire du sport, lire, sortir avec vos amis, votre famille. Vous aurez ainsi plein d’énergie pour la rentrée.

Organiser son retour

Pour éviter le gros stress et le blues du retour,  préparez en amont le travail à traiter en urgence après les vacances : votre to-do-list doit donc être à jour . Planifiez avant votre départ une réunion avec l’équipe le lendemain de votre retour.

Tout compte fait, avec un peu d’organisation, votre départ en vacances ne se fera plus dans la précipitation. Vous pourrez partir avec un grand sourire.

Bonnes vacances ZEN à tous !