OnBoarding chez Expertime

L’onboarding est un vrai sujet en entreprise. L’objectif : « faire sentir au nouveau collaborateur qu’il est attendu avec impatience et lui donner toute l’information utile pour se sentir bien et s’intégrer rapidement », souligne Jérémy Clédat, CEO et co-fondateur de Welcome to the jungle.

Chez Expertime, il nous tient à cœur d’organiser méticuleusement l’accueil de nos nouveaux collaborateurs, quel que soit leur statut (CDI ou stagiaire).

Avant le Jour J :

Il est nécessaire de bien s’organiser pour accueillir au mieux un nouveau collaborateur. Pour cela, il est important de bien préparer le lieu de travail de ce dernier.

Il faut notamment préparer son bureau, s’assurer que son matériel professionnel soit optimal dès son arrivée.

Plusieurs autres éléments sont à prévoir : badge d’accès aux locaux, il faut aussi préparer son badge pour le parking, ses documents Mutuelle, sa carte tickets restaurant, le guide du collaborateur, son kit goodies de bienvenue.

Des outils collaboratifs pour faciliter l’accès à l’information :

Le nouveau collaborateur pourra dès le 1er jour se connecter grâce à son adresse mail pour utiliser Skype Entreprise, notre réseau social d’entreprise Yammer, Microsoft Teams, Lilou (agent conversationnel pour répondre à ses principales questions RH) et aussi consulter notre Digital WorkPlace Powell365.

Il faut aussi planifier les formations internes et externes utiles au nouveau collaborateur selon sa fonction.

Il est également prévu des rendez-vous avec les acteurs susceptibles de collaborer avec la nouvelle recrue pour que son intégration soit facilitée dès le début.

Avant que le nouveau collaborateur arrive, son futur manager programme les premières missions qui lui seront confiées.

Jour J :

Lors de l’arrivée du nouveau collaborateur, un membre du service RH le prend en charge. Celui-ci l’accueille autour d’un café dans notre espace coworking. Lors de cet entretien, le membre du service RH informe le salarié sur les informations clés précisées dans le guide du collaborateur puis lui présente les locaux d’Expertime et les équipes. Le Manager prend ensuite le relais en l’intégrant à l’équipe et en lui présentant son espace de travail.

Lors de cet entretien d’accueil, un kit de bienvenue est offert au nouveau collaborateur (mug, clé usb, blouson , …) et il reçoit sa carte tickets restaurant, le bulletin Mutuelle/Prévoyance, les badges.

Une présentation des outils Expertime (Intranet Powell, RSE Yammer, Teams, notre chatbot interne RH Lilou, plateforme elearning, …) permet au nouvel arrivant de s’intégrer au mieux, et de s’imprégner rapidement de la culture d’entreprise et des valeurs VRAIE d’Expertime (Vérité, Responsabilité, Ambition, Innovation, Esprit d’équipe). Il faut lui expliquer la procédure de demande de fournitures et le mode de réservation des salles de réunion. Digital jusqu’au bout, l’équipe RH l’informe que sa fiche de paie lui sera envoyée chaque mois par mail (dématérialisation de la paie).

Un parrain pour le guider :

Comme dans les écoles, un parrain lui est attribué (consultant confirmé ou sénior volontaire) pour faciliter l’intégration technique et sociale en répondant à toutes ses interrogations pendant toute sa période d’essai.

Il est important pour lui de se sentir intégré dès les premiers jours ; c’est pourquoi, lorsqu’il s’inscrit sur notre réseau social d’entreprise Yammer, plusieurs messages de bienvenue (manager, collègues, rh, direction) lui sont adressés. Son arrivée est également communiquée sur notre intranet Powell365 dans la rubrique « nouveaux talents » et dans la Newsletter mensuelle interne.

Enfin, le jour J, un déjeuner est prévu avec le nouveau collaborateur pour qu’il fasse plus amples connaissances avec son équipe.

Pendant la période d’essai :

Un bon suivi pendant la période d’essai est essentiel pour apprécier les compétences et attitudes professionnelles du nouveau salarié.

Durant la période d’essai, 2 à 3 entretiens de suivi sont organisés avec les RH pour suivre le nouveau collaborateur et l’orienter dans sa prise de fonction.

Le premier entretien permet de faire un point sur l’intégration. Il s’agit d’un entretien technique et comportemental organisé par les RH avec le manager et le collaborateur. Une check-list des connaissances acquises, en cours d’acquisition et à acquérir est nécessaire.

Le second entretien est organisé par le Manager pour faire le point sur l’ensemble des compétences essentielles à la fonction et fixer les premiers objectifs.

Le dernier entretien est organisé par les RH et informe le nouveau collaborateur sur l’avancée de son intégration. Durant cet entretien, la période d’essai est confirmée ou à de rares occasions renouvelée.

A la fin de période d’essai, le nouveau collaborateur est invité à remplir un rapport d’étonnement, document précieux pour les RH en quête d’amélioration permanente.

Pendant l’intégration, il est possible de déterminer les éventuelles formations à prévoir en interne et/ou externe.

Une Matinale spéciale Nouveaux Collaborateurs : 

Le nouveau salarié sera également invité à la Matinale des nouveaux collaborateurs organisée par les RH au siège social. A cette occasion, l’intervention des dirigeants permet au nouveau collaborateur de mieux connaître Expertime et sa stratégie, sa politique RH, ses actions sociétales, ses différents métiers, … Des animations ludiques sont également prévues pour créer une bonne cohésion d’équipe. Cette Matinale se clôture par un pot d’accueil avec tous les salariés présents sur le site.

Team building et autres animations entreprise:

Il est fréquent qu’un nouveau collaborateur participe dès le premier trimestre de son arrivée à des events internes tels que des Team buildingAfterWork ou bien encore  Makeathon . Cette occasion lui permet de mieux connaître ses collègues lors d’un moment convivial. Si son arrivée est prévue au 3ème trimestre, il pourra rencontrer l’ensemble des salariés du Groupe Expertime lors de la Convention annuelle de la société.

Lorsque le salarié est confirmé, un suivi régulier est assuré par le manager et le service RH tout au long de son parcours professionnel chez Expertime. Pour booster ses compétences et suivre l’évolution des technologies et les nouvelles tendances liées à son métier , le collaborateur pourra bénéficier régulièrement de formations (en présentiel, en elearning et en mode mentoring).

1ère édition Makeathon Expertime

Le 6 et 7 avril dernier a eu lieu notre 1er Makeathon, initié et organisé conjointement par Expertime IDF et Expertime BI.
Les objectifs sur ces quelques heures de partage étaient : être créatif, inventif, partager et confronter les idées, identifier le(s) concept(s) le(s) plus prometteur(s).
Le contexte : travailler en équipe, sans contraintes particulières, en se faisant plaisir afin de stimuler la créativité et l’ambition qui vont nourrir l’innovation.
Le sujet proposé aux équipes : Comment améliorer la productivité du collaborateur dans son organisation ?

L’Agenda du vendredi 14h au samedi 14h :
  • Vendredi après-midi : accueil, présentation de la thématique, organisation des premières phases de travail.
  • Samedi : finalisation des travaux engagés la veille, formalisation des concepts, présentation des conclusions et livrables des différents travaux.
Le lieu :

Paris 13eme dans les locaux d’une ancienne agence de communication, à la décoration moderne et inspirante.
Basé sur le volontariat de 15 collaborateurs, ce  1er Makeathon s’avère être une belle réussite. Les 3 équipes constituées ont joué pleinement leur rôle en proposant 3 analyses très pertinentes du sujet.

  • Une maquette technique d’assistance intelligente à la qualification de la « bonne santé » d’un projet
  • Une proposition d’évolution organisationnelle et méthodologique entre build et run d’un projet, et les opportunités d’offres qui en découlent
  • Une réflexion transverse sur le partage et l’accès à la connaissance, mettant en évidence les besoins à la fois applicatifs/fonctionnels et IA/Big Data pertinents à implémenter

Au final, cette première expérience, appréciée par l’ensemble des participants pour sa convivialité, son format générateur de créativité et ses échanges inter-équipes, nous encourage à envisager d’autres sessions.
Ce nouveau concept sera ouvert à tous, par rotation, basé sur le volontariat et la motivation des collaborateurs.

Focus Métier : DevOps

Les origines du métier DevOps :

Le terme DevOps correspond au mélange des tâches qu’effectuent les équipes d’une entreprise chargées du développement des applications (Dev) et de l’exploitation des systèmes (Ops, pour opérations).

Le terme DevOps s’utilise de différentes manières.

De façon globale, DevOps définit une approche de travail qui favorise une meilleure communication entre les deux équipes, au fur et à mesure du nombre croissant d’éléments programmés.

D’un point de vue métier, DevOps décrit le poste qu’occupe un collaborateur ayant des compétences nécessaires pour travailler à la fois en tant que développeur et ingénieur système.

L’émergence du Cloud et des réseaux logiciels sont deux éléments qui ont accéléré la destruction des cloisons que séparaient le développement et l’exploitation.

Les missions d’un DevOps :

En général, l’équipe de développement des applications est en charge de collecter les besoins métiers dont doit tenir compte un logiciel, puis d’en rédiger le code. L’équipe de développement teste son programme dans un environnement isolé pour une question de sécurité. Ensuite, si les exigences sont satisfaites, elle met le code à la disposition des équipes opérationnelles pour exploitation.

Cette méthode présente un désavantage : lorsque les deux équipes travaillent séparément, le développement peut ne pas être au courant des obstacles opérationnels qui empêchent le programme de fonctionner comme attendu.

L’approche DevOps cherche à fusionner développement et déploiement au sein d’un projet plus rationalisé.

Dans le cas d’une start-up, ces développeurs – administrateurs de nouvelle génération sont appelés à travailler très étroitement avec les utilisateurs afin de tester et finaliser les fonctionnalités, en adoptant une démarche itérative. Et l’on ne s’attarde plus à rédiger un cahier des charges très fouillé. Il s’affine à mesure que l’on avance dans le projet.

Au sein d’une grande organisation, tout l’enjeu consiste à faire travailler ensemble des équipes qui jusque-là travaillaient séparément ou séquentiellement. Elles se passaient le relais depuis la phase de développement du code, le ‘debbuging‘, les tests puis le déploiement sur les systèmes, jusqu’à la mise à disposition auprès des utilisateurs ou clients, et leur administration/gestion – laquelle peut, d’ailleurs, être externalisée.

A l’inverse, aujourd’hui, les équipes engagées dans une démarche de DevOps s’organisent de façon concentrée, dans un cercle d’échange d’expertises. Ces équipes, flexibles, doivent susciter une symbiose entre des compétences complémentaires.

Les compétences d’un DevOps :

Il faut maîtriser l’univers des plateformes Web et des réseaux IP, et aussi bien les environnements Microsoft (Visual Studio) que ceux de la communauté Open Source (Linux, plateformes serveurs web Apache, bases de données MySQL, mais aussi langages PHP, Python…). Il faut être capable de « switcher » sur plusieurs langages, de passer de Perl à Python, Ruby, Django, Scala ou Java ou encore Node.js. Sans oublier les infrastructures Cloud (IaaS ou PaaS), comme AWS ou Azure.

Agilité et réactivité

Le point important, c’est de rester ouvert, en élargissant les domaines de compétences. Il faut donc beaucoup de souplesse ou d’agilité et de la réactivité. Il faut également rester au contact des métiers, et comprendre leurs besoins, voire les anticiper.

Plutôt que de tout redévelopper ou faire développer, il faut connaître les briques logicielles existantes (en Open source ou chez les éditeurs de logiciels) et savoir comment elles peuvent s’assembler en un temps très court – quelques jours, voire quelques heures… – selon la complexité du projet.

Maîtrisant très bien l’anglais technique (informatique et réseau), ces équipes savent gérer une infrastructure (système et logiciel). Elles peuvent assurer la maintenance des solutions existantes et leur évolution à un ou deux ans. Elles doivent garantir la qualité de service auprès des utilisateurs, car précisément, les équipes DevOps font le lien entre eux et les ressources en place.

En résumé, les équipes DevOps interviennent au-delà des tâches de développement, puisqu’elles accompagnent les projets dans leur totalité, depuis le cahier des charges initial jusqu’à l’installation et aux mises à jour avec améliorations des fonctionnalités et de l’ergonomie… Elles ont donc nécessairement une vision d’ensemble, jusqu’au fonctionnement au jour le jour, jusqu’au suivi des incidents.  Les exigences sont donc fortes mais cette nouvelle approche génère plus de satisfactions à la clé, lorsque les projets sont opérationnels.

L’art du feedback en management

Depuis 1950, l’anglicisme « feedback », traduit intégralement par « nourrit en retour », fait partie du dictionnaire français. Utilisé à l’origine en biologie puis en économie, il s’est développé avec les théories de la communication, et il est aujourd’hui courant de « demander un feedback » à l’issue d’un entretien professionnel par exemple. Cela permet d’obtenir un avis objectif sur sa performance réalisée, de manière à pouvoir engager les actions de suivi ou d’amélioration nécessaires.

Les feedbacks développent une communication positive, l’apprentissage et même, l’action. En 1959, les sociologues John W. et Matilda White Riley ont mis en avant l’intérêt du feedback en communication, qui permet de passer d’un processus purement linéaire (émetteur / récepteur) à un processus circulaire (le récepteur devient actif, et son retour sur ce qui lui a été communiqué permet à l’échange de se créer).

Cette réciprocité est nécessaire pour corriger et améliorer ce qui a été proposé : elle est ainsi un élément clé de toute discussion, ou de toute intervention pédagogique.

Le feebback est très utile pour se construire et pour progresser. Le feedback est un outil de développement et de management puissant, qui revient en force actuellement.

L’art du feedback :

Certains feedbacks nous dynamisent, d’autres nous démoralisent.

Le feedback est un art en communication. Pour être efficace, il répond à des critères très précis. Donner du feedback à quelqu’un est un don précieux.

En lui communicant une information sur l’effet que votre interlocuteur produit par ses actes et par ses paroles, vous lui offrez la possibilité de savoir quel est son impact sur l’autre et comment il est perçu. Cela lui permet ensuite d’adapter son discours et ses actions en fonction de son interlocuteur, de la situation, de son environnement.

Les 4 règles d’or du feedback

Un feedback constructif se prépare. Il se construit à l’aide de 4 étapes :

1- Pour être efficace, votre feedback doit être factuel. Vous décrivez des faits précis, concrets, se rapportant à un moment spécifique et récent. Vous utilisez donc le verbe « faire » ou des verbes d’action. Vous bannissez le verbe « être » qui traduit un jugement, en s’adressant à la personne sur ce qu’elle est et non à ce qu’elle fait. Vous pouvez commencer votre feedback par « J’ai observé précisément » et enchaîner par « Voici les conséquences que j’ai constatées ».

2- Dans un feedback, il est essentiel que vous parliez en votre nom et que vous employiez le pronom « je« . Dans cette perspective, vous vous montrez authentique et exprimez votre ressenti « À ce moment précis, j’ai perçu ».

3- Le mieux est de vous exprimer avec simplicité et sans détour, n’hésitez pas à être direct.

4- Enfin, il est essentiel que vous proposiez des pistes de coopération, d’amélioration, des recommandations pratiques susceptibles d’être immédiatement utiles à votre interlocuteur. Si le feedback est positif, la personne qui reçoit ce retour peut elle-même formuler son plan d’amélioration.

Feedback et management

Pratique managériale courante dans les pays anglo-saxons, le feedback en France est rarement utilisé et, quand il l’est, il est formulé de façon maladroite en combinant compliments et reproches : « ta présentation powerpoint était top mais tu as parlé trop vite ». Dès lors, nous oublions le compliment présent dans le début de la phrase et nous ne retenons qu’un seul message : « La présentation n’était pas à la hauteur des attentes, voire nulle ». Ce genre de feedback crée de la démotivation.

Outil de renforcement motivationnel

Le feedback constructif s’avère toutefois un formidable outil motivationnel qui permet d’entamer une collaboration pérenne basée sur la confiance et le développement. Il est essentiel de pratiquer le feedback dans ses deux dimensions clés : le compliment ou feedback positif, la critique constructive ou feedback correctif :

1- Le feedback positif permet parfois de mettre en avant une compétence ou un comportement particulièrement adaptés et adéquats. Il est également efficace comme levier de développement et permet de renforcer un comportement apprécié et utile. « J’ai bien aimé quand tu as dit au client que nous avions des experts dans d’autres domaines, parce que cela les a rassurés et que cela leur a permis de se décider plus rapidement »

2- Le feedback correctif doit être construit dans cette même perspective et avec cette même absence de jugement. Il permet de faire prendre conscience à l’autre l’effet produit par ses actes ou son comportement et suggère un axe de développement. Il aide à corriger un comportement inadéquat : « Je n’ai pas compris quand tu m’as interrompu devant le client parce que cela montre notre désaccord et nos dysfonctionnements »

Le feedback utile au quotidien

Le feedback, outil de communication par excellence, est utile à chaque instant dans la vie personnelle et professionnelle. Le feedback, c’est être attentif à l’autre, faire preuve de générosité et d’audace. Le feedback, c’est nourrir l’autre par des retours sincères, constructifs, sans jugement qui améliorent la relation et permettent à chacun de monter en compétence, de rester motivé et de s’épanouir.

Notre ChatBot Lilou est né !

Depuis quelques semaines, nous avons le plaisir de mettre à la disposition de nos collaborateurs, « Lilou », un agent conversationnel (ChatBot) créé pour les assister dans leur quotidien chez Expertime.

Une question sur les congés, sa feuille de temps, une demande de formation, ses déplacements, … Lilou répond à de nombreuses questions RH.

Conçu par notre équipe nantaise, Lilou est encore un bébé qui ne demande qu’à apprendre : plus les collaborateurs la sollicitent, plus il progresse. La magie des Bots !

Accessible sur Teams (Office 365) et sur Skype for Business, Lilou a en prime beaucoup d’humour.

Véritable succès, les collaborateurs Expertime l’ont adopté rapidement.

 

 

Cross de la sablière

Une équipe Expertime a participé au Cross de la Sablière | 37ème édition , le dimanche 4 février.

Au programme : Parcours de 11km à travers les bois de Viroflay.

Nos courageux sportifs dont deux épouses de collaborateurs ont affronté le froid, le vent, la boue et la pluie jusqu’au bout !

Un grand bravo pour leur motivation et leur exploit.

Prochaine course Expertime pour les fans de running : la Ruée des Fadas le 27 mai 2018.

 

 

image simon de cyrène

Mécénat de compétences – Simon de Cyrène

Nous avons le plaisir de vous annoncer l’ouverture de la nouvelle version du site Simon de Cyrène présenté lors de la soirée de Noël à Viroflay.

Le projet réalisé en WordPress est un mécénat de compétences par nos équipes Expertime Open Digital.
L’objectif principal était de rendre le site plus attractif mais aussi de faciliter la gestion de ce dernier par les équipes de Simon de Cyrène.

Ainsi, un effort particulier a été apporté au backoffice du site pour le rendre le plus simple possible d’utilisation. Nous avons également accompagné l’association dans ses choix de prestataire de don et d’offres d’emploi.

Merci et félicitations à tous les participants !

En savoir plus : https://www.simondecyrene.org/

Team Building – VirtualTime

En janvier, les équipes Expertime Business Intelligence et RH ont eu le plaisir de participer à une Team Building à VirtualTime – Paris 2ème.

Au programme Dream – Play – Explore : jeux en réalité virtuelle Dead and Buried et Eagles Flights.

Une aventure bluffante, appréciée par tous les collaborateurs !!!

 

Nos 5 résolutions 2018

Comme chaque année, le moment est venu de prendre de nouvelles résolutions.

En voici cinq, efficaces et simples, à appliquer en 2018 au niveau professionnel.

Adopter la positive attitude

Autant que possible, conserver le sourire et faire bonne figure en toutes circonstances. C’est bon pour le moral et votre motivation ne pourra que croître ainsi que votre efficacité. Avoir une activité physique contribue aussi largement à se maintenir en forme au bureau comme dans sa vie personnelle.

Entretenir une bonne ambiance 

Cette seconde résolution va de pair avec la première. Une bonne ambiance au travail est gage d’efficacité et de plaisir. Elle permet un meilleur épanouissement personnel au bureau. Elle réduit le stress et contribue à entretenir de bonnes relations avec ses collègues et managers.

Arrêter de procrastiner et agir

Reporter au lendemain les choses qui nous intéressent peu : qui ne l’a jamais fait ? Cumulées, ces tâches délaissées mais nécessaires nous empoisonnent la vie. Profiter de la nouvelle année pour lutter contre la procrastination. Réaliser les tâches les plus laborieuses en premier. La motivation sera plus grande pour le restant de la journée. Se fixer des objectifs et s’organiser chaque jour avec l’aide d’une to-do-list classée par dossiers urgents, importants.

Se challenger pour progresser

Qui peut se contenter d’un travail linéaire, sans nouveauté, sans objectif de progression ? Car « Qui n’avance pas recule ». Pour s’épanouir et évoluer dans son travail, se sentir utile et créatif, il est important de se lancer de nouveaux défis. Tous ces nouveaux challenges ne se réaliseront peut-être pas, mais vous serez fiers d’avancer et d’obtenir certains succès.

Développer de nouvelles compétences 

Dans un monde du travail qui évolue de plus en plus rapidement grâce entre autres aux nouvelles technologies, les compétences peuvent vite devenir obsolètes. Penser à faire en permanence de la veille sur son métier et son secteur d’intervention. Etre curieux, se former grâce aux Moocs et autres formations en ligne ou en salle. Participer aux événements majeurs de son domaine permet aussi d’assurer la mise à jour de ses compétences et de faire du networking.

Se lancer dans un nouveau projet professionnel

D’après l’étude Evolution of Work 2.0, publiée par ADP Research Institute et menée auprès de plus de 8500 salariés et employeurs dans 13 pays, 48% des salariés en France souhaitent changer d’entreprise. Les principales raisons sont la carrière et le salaire.

Alors si c’est votre cas, si vous manquez de perspectives professionnelles dans votre entreprise, avant de vouloir changer d’entreprise, échangez avec votre Manager pour étudier les opportunités en interne correspondant à vos compétences et envies ! En cas de doute, vous pouvez aussi demander un bilan de compétences à votre employeur afin de vous éclairer dans la construction de votre nouveau projet professionnel.

Excellente année à tous !