OnBoarding chez Expertime

L’onboarding est un vrai sujet en entreprise. L’objectif : « faire sentir au nouveau collaborateur qu’il est attendu avec impatience et lui donner toute l’information utile pour se sentir bien et s’intégrer rapidement », souligne Jérémy Clédat, CEO et co-fondateur de Welcome to the jungle.

Chez Expertime, il nous tient à cœur d’organiser méticuleusement l’accueil de nos nouveaux collaborateurs, quel que soit leur statut (CDI ou stagiaire).

Avant le Jour J :

Il est nécessaire de bien s’organiser pour accueillir au mieux un nouveau collaborateur. Pour cela, il est important de bien préparer le lieu de travail de ce dernier.

Il faut notamment préparer son bureau, s’assurer que son matériel professionnel soit optimal dès son arrivée.

Plusieurs autres éléments sont à prévoir : badge d’accès aux locaux, il faut aussi préparer son badge pour le parking, ses documents Mutuelle, sa carte tickets restaurant, le guide du collaborateur, son kit goodies de bienvenue.

Des outils collaboratifs pour faciliter l’accès à l’information :

Le nouveau collaborateur pourra dès le 1er jour se connecter grâce à son adresse mail pour utiliser Skype Entreprise, notre réseau social d’entreprise Yammer, Microsoft Teams, Lilou (agent conversationnel pour répondre à ses principales questions RH) et aussi consulter notre Digital WorkPlace Powell365.

Il faut aussi planifier les formations internes et externes utiles au nouveau collaborateur selon sa fonction.

Il est également prévu des rendez-vous avec les acteurs susceptibles de collaborer avec la nouvelle recrue pour que son intégration soit facilitée dès le début.

Avant que le nouveau collaborateur arrive, son futur manager programme les premières missions qui lui seront confiées.

Jour J :

Lors de l’arrivée du nouveau collaborateur, un membre du service RH le prend en charge. Celui-ci l’accueille autour d’un café dans notre espace coworking. Lors de cet entretien, le membre du service RH informe le salarié sur les informations clés précisées dans le guide du collaborateur puis lui présente les locaux d’Expertime et les équipes. Le Manager prend ensuite le relais en l’intégrant à l’équipe et en lui présentant son espace de travail.

Lors de cet entretien d’accueil, un kit de bienvenue est offert au nouveau collaborateur (mug, clé usb, blouson , …) et il reçoit sa carte tickets restaurant, le bulletin Mutuelle/Prévoyance, les badges.

Une présentation des outils Expertime (Intranet Powell, RSE Yammer, Teams, notre chatbot interne RH Lilou, plateforme elearning, …) permet au nouvel arrivant de s’intégrer au mieux, et de s’imprégner rapidement de la culture d’entreprise et des valeurs VRAIE d’Expertime (Vérité, Responsabilité, Ambition, Innovation, Esprit d’équipe). Il faut lui expliquer la procédure de demande de fournitures et le mode de réservation des salles de réunion. Digital jusqu’au bout, l’équipe RH l’informe que sa fiche de paie lui sera envoyée chaque mois par mail (dématérialisation de la paie).

Un parrain pour le guider :

Comme dans les écoles, un parrain lui est attribué (consultant confirmé ou sénior volontaire) pour faciliter l’intégration technique et sociale en répondant à toutes ses interrogations pendant toute sa période d’essai.

Il est important pour lui de se sentir intégré dès les premiers jours ; c’est pourquoi, lorsqu’il s’inscrit sur notre réseau social d’entreprise Yammer, plusieurs messages de bienvenue (manager, collègues, rh, direction) lui sont adressés. Son arrivée est également communiquée sur notre intranet Powell365 dans la rubrique « nouveaux talents » et dans la Newsletter mensuelle interne.

Enfin, le jour J, un déjeuner est prévu avec le nouveau collaborateur pour qu’il fasse plus amples connaissances avec son équipe.

Pendant la période d’essai :

Un bon suivi pendant la période d’essai est essentiel pour apprécier les compétences et attitudes professionnelles du nouveau salarié.

Durant la période d’essai, 2 à 3 entretiens de suivi sont organisés avec les RH pour suivre le nouveau collaborateur et l’orienter dans sa prise de fonction.

Le premier entretien permet de faire un point sur l’intégration. Il s’agit d’un entretien technique et comportemental organisé par les RH avec le manager et le collaborateur. Une check-list des connaissances acquises, en cours d’acquisition et à acquérir est nécessaire.

Le second entretien est organisé par le Manager pour faire le point sur l’ensemble des compétences essentielles à la fonction et fixer les premiers objectifs.

Le dernier entretien est organisé par les RH et informe le nouveau collaborateur sur l’avancée de son intégration. Durant cet entretien, la période d’essai est confirmée ou à de rares occasions renouvelée.

A la fin de période d’essai, le nouveau collaborateur est invité à remplir un rapport d’étonnement, document précieux pour les RH en quête d’amélioration permanente.

Pendant l’intégration, il est possible de déterminer les éventuelles formations à prévoir en interne et/ou externe.

Une Matinale spéciale Nouveaux Collaborateurs : 

Le nouveau salarié sera également invité à la Matinale des nouveaux collaborateurs organisée par les RH au siège social. A cette occasion, l’intervention des dirigeants permet au nouveau collaborateur de mieux connaître Expertime et sa stratégie, sa politique RH, ses actions sociétales, ses différents métiers, … Des animations ludiques sont également prévues pour créer une bonne cohésion d’équipe. Cette Matinale se clôture par un pot d’accueil avec tous les salariés présents sur le site.

Team building et autres animations entreprise:

Il est fréquent qu’un nouveau collaborateur participe dès le premier trimestre de son arrivée à des events internes tels que des Team buildingAfterWork ou bien encore  Makeathon . Cette occasion lui permet de mieux connaître ses collègues lors d’un moment convivial. Si son arrivée est prévue au 3ème trimestre, il pourra rencontrer l’ensemble des salariés du Groupe Expertime lors de la Convention annuelle de la société.

Lorsque le salarié est confirmé, un suivi régulier est assuré par le manager et le service RH tout au long de son parcours professionnel chez Expertime. Pour booster ses compétences et suivre l’évolution des technologies et les nouvelles tendances liées à son métier , le collaborateur pourra bénéficier régulièrement de formations (en présentiel, en elearning et en mode mentoring).